付款单操作使用方法

       付款单在系统中是非常重要的一个环节，希望大家仔细解读。

       付款单在左侧导航栏 ' 资金 '中。付款单用于记录付款信息、关联采购业务、控制资金流出，确保付款的合理性和准确性，通过选择供应商，增加对应供应商的预付款项。付款单一般用于业务支出，必须选择支付方(供应商)，记录发生业务往来账。比如支付运费、人工费、水电费等类似支出，需要减少账户资金可选择其他支出单记录。

实际操作：

       付款单分为手动新增付款单以及其他单据生成付款单，

       1、手动新增的付款单是单独的单据，不会自动关联任何单据，也不能手动添加其他单据进行关联，如果需要通过付款单关联其他单据，则需要在结算单中使用单据对冲关联其他单据，在结算单中使用预付冲应付类型，可以将付款单与其他应收单据关联起来，资金进行结算。

       如上图手动新增的付款单编号FKD0163在保存审核后结算状态为未结算，如果需要变更状态的话，可以通过结算单操作，与其他单据对冲结算。

       例如：上图购货入库单编号GHRKD1214的结算状态为未结算，则可以通过结算单与付款单进行对冲结算。如下图结算单详情，先选择结算类型预付冲应付，在选择对应的供应商，选择完成之后则可以选择需要对冲的单据，点击自动核算结算金额，保存审核即可。

       结算前付款单、购货入库单的结算状态都是未结算，在结算单中对冲结算后，会根据结算金额变更单据的结算状态。类似操作一般用于预付款场景，先预付一定金额后，商品到货生成购货入库单，在通过结算单将预付款结算到该笔入库单中。

       2、由其他单据生成的付款单，会自动记录关联上级单据编号，在单据保存审核后会自动将付款单中的单据金额结算到关联单据中。需要注意付款单中只有关联单据中有关联编号的付款金额才会自动结算生成付款单的单据，同单据中如果第一行有关联编号但是其他的没有，则只会结算第一条。

新增单据

       新增单据，在单据顶部选择付款供应商，单据日期默认为新增单据当天日期，单据编号是通过编号规则自动生成，这样在统计管理时比较方便。

       付款单中是不需要选择商品，只需要选择付款账户(资金账户)即可，在金额中填写需要付款金额。结算号为支付流水号，例如支付宝微信支付之后会在账单中显示的流水号信息，根据需求填写，也可以不填写结算号。备注信息可以记录支付信息，备忘录等重要信息，以便后期对账查询核实。关联单据是在购货订单、购货入库单、购货退货单中生成付款单时候才会自动将单据编号带到单据中关联单据中，手动新增时候不可以填写关联单据编号。完成填写之后直接点击右上角保存按钮即可。

列表

       审核状态为单据审核动作的记录，分为已审核、未审核。已审核状态不可修改删除单据，需要反审核。

       结算状态是根据单据结算金额显示的状态，如果结算金额为 0 ，那么结算状态就是未结算，结算金额大于 0 小于单据金额，结算状态就是部分结算，如果结算金额等于单据金额则结算状态就是已结算，金额的结算需要在结算单中进行结算。

       结算金额是付款单据金额与其他单据结算的资金，在单据保存并且审核后默认为0，由其他单据生成或者与其他单据在结算单中对冲后才会有结算金额发生，当单据金额都结算完后，就不能在结算单中再次选择该付款单了。

       列表单据勾选框，勾选后可以对单据进行批量操作，勾选后右上角会多出几个按钮，批量删除、打印、导出、审核、反审核。

单据导入

       我们在列表的右上角可以看到'导入'按钮，在点击之后会有弹框显示，我们需要先下载导入模板，在进行编辑录入，完成之后再导入模板。需要注意导出的报表结构与导入模板不同，不能直接采用导出报表直接导入。

       导入模板可以多单据导入，但需要注意一些方式。 在导入模版中有一根实线，M与N之间。 A - M为单据内容， N - Q 为单据数据。同单据的数据只需要保留第一行单据内容就可以，在系统导入机制中，会以 M为节点进行循环查询，直至查询到第二条单据内容上一行内的单据数据归为一个单据。如上图第3行直第4行为同一单据内容，第5行直第7行为另一个单据。

       在看内容填写部分，红色加粗字体为必填项，其他可根据实际情况选择填入。供应商需要填写系统存储的供应商信息，名称需要完全一样，不可以有错别字。单据日期需要纯文本输入，如 2024-07-19 这样，不可含有时间格式。单据编号不可重复，在填写时需要注意，同时也不能与系统中的编号相同。

       单据金额为选填，这里的金额可以填写实际金额，也可以随意填写。 因为在导入时，系统还会重新做计算。

       组织架构、制单用户、关联人员需要填写系统存储的对应信息。 字段 H - L 为系统预制字段，使用的话需要用户在 ' 配置 - 扩展字段 ' 设定配置。 备注信息可自由填写。

       然后单据数据字段可填写资金账户、金额，资金账户必须填写系统存储的资金账户信息，名称需要完全一致；金额也是必填项，填写付款的金额，结算号可根据情况选择填写或不填写。

       填写完成即可点击弹框处的 '上传模版'，导入了。如果数据量大的话，时间会过长，建议先导入一两条测试一下是否有格式影响、或者填写内容错误等信息。如果没有问题再增加导入数量。

打印导出

       打印在上文已经简单描述，打印时我们需要下载并安装报表助手，并且需要在本地启用服务才可以。本地电脑连接打印机直接打印即可，或者也可以生成PDF文件，也可预览效果。 在左侧导航栏 - 配置中可以通过报表模版来自定义模板样式，具体配置说明我们可以在官网社区报表助手查看。

       导出功能需要在列表中勾选单据再在右上角导出，导出内容勾选单据信息，列表有分页效果，所以如果需要导出数量过多，可以在底部分页出选择条数。

       本章内容在这里已经全部讲完，感谢大家的阅读，如果还有不明白或者内容中有错误讲解处，请大家及时告知评论，我会在第一时间回复。谢谢！